Privacy policy

English version coming…

1. Rekisterinpitäjä

Tmi Rose-Marie Peake
Y-tunnus: 3371928–1
Söderkullantie 701, 01150 Söderkulla
Sähköposti: info@rosemariepeake.fi

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Rose-Marie Peake.

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkailta kerätään korkeintaan seuraavat henkilötiedot: nimi, laskutusosoite tai kotiosoite, sähköposti ja puhelinnumero. Tietoja käytetään ajanvaraus- ja laskutusohjelmissa sekä tarvittaessa asiakkaan kanssa viestimisessä. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei kirjata mihinkään sähköiseen järjestelmään. Varaamalla asiakas suostuu henkilötietojensa käsittelyyn tässä selosteessa kuvatulla tavalla asiakkuutensa ajan.

4. Rekisterin suojaus

Asiakkaan henkilötietoja (nimi, laskutusosoite/kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero) säilytetään OP Kevytyrittäjä -laskutuspalvelun sekä Vello-ajanvarauspalvelun tietoturvallisissa verkkopalveluissa. Molemmat tahot ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla käyttämällä mm. palomuureja, salaustekniikoita, rajattuja käyttöoikeuksia ja asianmukaista kulunvalvontaa.

OP Kevytyrittäjän tietosuojaseloste: https://op-kevytyrittaja.fi/ehdot/tietosuojaseloste

Vellon tietosuojaseloste: https://www.vello.fi/fi/tietosuojaseloste

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki (5.12.2018/1050).

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Asiakkaan henkilötiedoista kerätään korkeintaan nimi, laskutusosoite tai kotiosoite, sähköposti ja puhelinnumero. Ajanvarauspalvelu Vellossa kerätään lisäksi asiakkaan vapaaehtoisesti tuottamia tietoja erityisistä tarpeista, joita hänellä mahdollisesti on palveluiden käyttäjänä. Tietoja säilytetään asiakkuuden päättymiseen saakka, korkeintaan 12 kk viimeisen varauksen jälkeen.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Kirjallisesta pyynnöstä oikaisen, täydennän ja poistan virheelliset, puutteelliset ja vanhentuneet tiedot. Asiakkaalla on oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojensa käsittelylle.

8. Fyysinen aineisto

Asiakassuhde tuottaa paperisia istuntomuistiinpanoja, jotka laaditaan asiakkaalle sopimuksen yhteydessä toimitetun mallipohjan mukaisesti. Lisäksi tuotetaan tavallisia paperisia muistiinpanoja. Missään muistiinpanoissa ei koskaan käytetä asiakkaan nimeä, vaan nimimerkkiä tai nimen alkukirjaimia eikä niissä kuvata yksityiskohtaisesti keskusteluja. Kaikkia muistiinpanoja säilytetään lukollisessa kaapissa, johon vain Rose-Marie Peakella on pääsy. Kaappi sijaitsee Söderkullan kartanolla lukitussa jaetussa työtilassa, jonne on pääsy yhdellä toisella henkilöllä. Muistiinpanoja säilytetään asiakkaan toiveiden mukaisesti, mutta korkeintaan 12 kk viimeisen varauksen jälkeen (poikkeuksena lyhytterapiaopintoihin liittyvät asiakasmuistiinpanot, joita säilytetään valmistumiseen saakka).

Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei koskaan tallenneta tai kirjata sähköisiin järjestelmiin (kuten esim. Kantaan).

9. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Vello-ajanvarausjärjestelmä sekä OP Kevytyrittäjä -laskutuspalvelu.

Asiakkaalta kerätään korkeintaan nimi, laskutusosoite tai kotiosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

10. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötiedot saadaan ajanvarauslomakkeen kautta tai sähköpostitse.

Vapaaehtoista palautetta kerätään lisäksi Google Formsilla, jossa ei kuitenkaan kerätä kuin asiakkaan nimen alkukirjaimet ja palautetta koskevan tapaamisen päivämäärä.

11. Evästeiden käyttö

Nettisivulla www.rosemariepeake.fi ei käytetä evästeitä.

12. Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille.

13. Muita huomioita

Ajanvaraus- ja laskutusjärjestelmiin kirjaudutaan järjestelmäkohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmiä käytetään salasanalla suojatulta tietokoneelta, jota käyttää vain Rose-Marie Peake. Tietokone on suojattu Telia Turvapaketti -virustorjuntaohjelmalla.

Asiakkaiden kanssa käytävä sähköpostivaihto tapahtuu New Outlook 2023:ssa. Outlookiin on ohjattu Zonerin palvelimella sijaitseva sähköpostipalvelu. Outlook sijaitsee salasanalla suojatulla tietokoneella, jota käyttää vain Rose-Marie Peake. Tietokone on suojattu Telia Turvapaketti -virustorjuntaohjelmalla.  Huom. Asiakkaiden ei tule kirjoittaa sähköposteihin hyvin henkilökohtaisia tietoja!

Lyhytterapiasopimus toimitetaan asiakkaan hyväksyttäväksi joko sähköpostilla tai henkilökohtaisesti, mutta siinä ei mainita asiakkaasta mitään henkilötietoja eikä vaadita hänen allekirjoitustaan.

Laskutusjärjestelmässä terapiatapaamisten osalta käytetään kiertoilmaisuja kuten ohjaustapaaminen.

Lyhytterapiassa kaikki keskustelut ovat luottamuksellisia ja terapeuttia koskee vaitiolovelvollisuus. Harjoittelulyhytterapiassa asiakastapaamisissa esiin nousseita teemoja saatetaan käsitellä Helsingin Psykoterapiainstituutin koulutuspäivissä anonyymisti niin, että asiakkaasta ei paljasteta yksityiskohtia kuten nimeä, ammattia, ikää, paikkakuntaa jne. Sama koskee työnohjausta, jossa terapeutti käy vahvistamassa ammattitaitoaan.

Terapia toteutetaan pääasiassa Söderkullan kartanon työtilassa, niin live- kuin etätapaamisten osalta. Työtilassa on testattu, hyvä äänieristys. Etätapaamisia käydään vain poikkeustapauksissa terapeutin kotoa käsin, mutta silloinkin niin, että paikalla ei ole muita kuin kaksi kissaa.

Etätapaamiset toteutetaan Zoomissa, joka noudattaa hyviä tietoturvakäytäntöjä: tapaamisiin voi liittyä vain kutsujan (= Rose-Marie Peaken) jakaman linkin kautta ja käytössä odotushuone, josta kutsuja hyväksyy osallistujan/osallistujat. Tapaamisten otsikossa käytetään tarvittaessa asiakkaasta vain nimimerkkiä tai alkukirjaimia. Kaikki Zoomin tietoliikenne on salattua (Enhanced Encryption). Ulkopuoliset eivät voi päästä keskusteluun tai tallentaa sen tietoja. Tapaamisissa käytetty Zoomin versio katsotaan riittävän turvalliseksi, vaikka se ei ole sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen. Lyhytterapiaa ei koske sote-alan tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset.